Ghid de utilizare

Dosar și documente

Pas cu pas, pe roluri. Același conținut se deschide din butonul „?” de pe fiecare pagină.

Dosar și documente

Fiecare pacient are un dosar de documente; fiecare episod are partea lui din dosar. Documentele sunt fișiere (scanări, fotografii, PDF, HTML) cu amprentă digitală (SHA-256) și istoric complet.

Unde găsești dosarul

Fișa pacientului → panoul „Dosar — documente (toate episoadele)”.
Fișa episodului → panoul „Documente” (doar episodul curent).
Imagistică → rezultatul unei cereri → „Imagini / raport atașat”.

Filtrele din panou

Deasupra listei: tipul documentului (doar tipurile prezente în dosar, plus „fără tip”), bifa Doar tipărituri arhivate și Caută în titlu (fără diacritice, fără majuscule; mai multe cuvinte = toate). Implicit lista e completă; „Toate” golește filtrele. Numărul din colț arată câte documente rămân din total.

Tipăriturile arhivate din toate dosarele, pe secțiile tale, sunt și într-o pagină separată: Documente arhivate.

Încărcare

„Adaugă document” → tipul (act de identitate, card, bilet, consimțământ, rezultat extern, imagistică, declarație, altul), titlu, descriere.
Alege fișierul; pe telefon apare opțiunea Cameră — fotografiezi direct actul.
Pentru Act de identitate: completează seria și numărul → se actualizează și pe pacient.
Tipuri acceptate: PDF, JPEG, PNG, TIFF, WebP, HEIC, HTML, text, Word, DICOM, XML; maxim 25 MB.

Tipul „Fișă UPU scanată”

Fișa de urgență scanată se încarcă pe episodul prezentării cu tipul Fișă UPU scanată: din el se face registrul „Fișele UPU scanate” (Registre).

Tipărituri arhivate

Pe orice tipăritură (FO, bilet, scrisoare, rețetă, buletin, condică, protocol operator, rezultat imagistică) butonul Arhivează în dosar salvează o copie nemodificabilă, ca PDF/A făcut pe server (fonturile incluse, se deschide oriunde, mereu pe fond alb, și cu tema întunecată pornită). Arhivarea aceleiași tipărituri, fără modificări, nu face un document nou. Tipăriturile arhivate înainte rămân pagini HTML. Lista lor pe toată unitatea (cu filtre pe perioadă, secție, fel, autor, pacient) e în pagina Documente arhivate.

Arhivarea automată

Câteva tipărituri se arhivează singure, fără să apeși butonul (implicit pornit; se oprește sau se alege pe fel în Sistem → Clinic și paraclinic → „Arhivarea automată a tipăriturilor”):

Când	Ce se arhivează
la externare (și la externarea automată „decedat”, când se înregistrează decesul pe o internare deschisă)	biletul de externare, scrisoarea medicală, foaia de observație, decontul de cheltuieli
la închiderea curei de spitalizare de zi	foaia de spitalizare de zi
la emiterea rețetei	rețeta (cea compensată, cu legătura SIPE pornită: după emiterea în SIPE, cu codul de bare)
la emiterea certificatului de deces	certificatul constatator al decesului
la emiterea adeverinței medicale / avizului epidemiologic (medicina de familie)	adeverința sau avizul (Medicina de familie: documentele)
la validarea cererii de analize (toate grupurile)	buletinul de analize
la validarea rezultatului de imagistică	rezultatul

Merge la fel și când acțiunea vine de pe telefon sau din alt program, prin API. Documentul apare în dosar în câteva secunde (până la un minut sau două când serverul face multe PDF-uri), ca PDF nesemnat, cu autorul = cine a externat / emis / validat și descrierea „Arhivat automat la externare” (emitere, validare); se semnează din dosar pe rol, ca o arhivă făcută cu butonul. Arată exact ca tipăritura deschisă în browser.

Fără dubluri: aceeași tipăritură (același fel, pentru aceeași rețetă / cerere de analize / episod…) cu același conținut nu se arhivează a doua oară, indiferent dacă a fost arhivată automat sau cu butonul. Se compară textul tipăriturii fără data și ora tipăririi (subsolul „Tipărit din Nexus la …” și data de azi din căsuța „Data”); orice altă dată schimbată — data decesului pe un certificat reemis, data externării, data validării — face un document nou. O externare repetată (după redeschiderea episodului) face documente noi doar pentru tipăriturile al căror conținut s-a schimbat. După actualizarea la 2026.10.3, prima arhivare a unei tipărituri arhivate înainte poate face încă un document (amprenta se calculează acum altfel).
Ce nu se arhivează singur: o modificare făcută după externare (epicriza corectată, un diagnostic adăugat) fără o nouă externare — pentru ea folosește Arhivează în dosar. Toate celelalte tipărituri rămân pe buton.
Numai PDF: o arhivă automată e întotdeauna PDF; dacă PDF-ul nu se poate face, cererea se reia (nu se salvează o pagină HTML în locul lui).
Dacă nu apare: arhivarea nu oprește niciodată externarea sau validarea; o încercare eșuată se reia singură (după 1, 5, 15, 60 de minute, apoi la 3 ore, de cel mult 6 ori). Administratorul vede coada și motivul unui eșec în Sistem → Platformă → Arhivarea automată, de unde o poate relua sau închide (ignora: nu se mai reia și nu mai apare în monitorizare); tipăritura se poate arhiva oricând cu butonul.

Documente aduse de pacient din portal

Scrisorile, rezultatele și rapoartele de imagistică trimise de pacient din portal (dacă spitalul a pornit trimiterea) nu sunt documente ale dosarului: nu apar în tabel până nu le verifică un medic. Deasupra tabelului apare anunțul „N documente aduse de pacient din portal așteaptă verificarea”, cu legătura spre fila Portal a dosarului; acolo medicul le marchează văzute (și, dacă bifează, le copiază aici, ca „Rezultat / document medical extern”, cu mențiunea că le-a adus pacientul) sau le respinge. Detalii: Portalul pacientului, „Documente aduse de pacient din portal”.

Semnare

Semnează verifică integritatea fișierului și înregistrează cine și când l-a semnat. Un document semnat nu se mai șterge decât de administrator.

Semnături deschide circuitul de semnare al documentului: rolurile cerute (la FO: medicul curant și medicul șef de secție; la consimțământ: pacientul și medicul), semnătura simplă, cu certificatul de pe token sau confirmarea semnăturii pacientului de pe hârtie, marca temporală, verificarea și pachetul semnat (ASiC-S). Totul în Semnături electronice.

Ștergere

Doar logică, cu motiv; documentul rămâne vizibil cu „Și șterse” și în audit. Tipăriturile arhivate și documentele semnate le șterge doar administratorul.